Mehr Erfolg & weniger Stress durch besseres Zeitmanagement - Teil 1

Den Bus zu deinem Vorstellungsgespräch hast du nur durch einen Super-Sprint à la Usain Bolt gekriegt. Vor Klausuren sitzt du in der Nacht davor immer noch um 6 Uhr am Schreibtisch, um zu lernen - und kriegst die Krise. Das Studium ist ein reines Chaos und der Job fühlt sich an wie ein Antihelden-Abenteuer? Du fragst dich wie die anderen alles immer so mühelos hinbekommen? Wahrscheinlich mit einem besseren Zeitmanagement und ganz ohne Superkräfte.

Wir zeigen dir im ersten Teil dieses Beitrags einige Zeitmanagement-Methoden und im zweiten Teil 11 Tipps, die du für deinen Alltag, im Büro und im Studium anwenden und für dich nutzen kannst. Das richtige Zeit- und insbesondere das gezielte Selbstmanagement können dir dabei helfen, Stress und Zeitdruck zu vermeiden und deine Aufgaben vor dem Ablaufen der Deadline längst erledigt zu wissen.

 

Was ist Zeitmanagement eigentlich? Eine Definition

Zeitmanagement bedeutet, deinen Tag und die zu erledigenden Aufgaben und Termine effektiv zu organisieren und die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu erledigen. Erst durch die Priorisierung deiner Aufgaben kannst du dir einen besseren Überblick verschaffen und danach deine vorhandene Zeit und auch Energie sinnvoll verteilen.

Bevor du einfach loslegst, solltest du für dich bestimmen, welche Zeitmanagement-Methode für dich die Beste ist. Wir stellen dir einige Methoden vor, die dir helfen können, deine Aufgaben und Termine besser zu koordinieren und in deinem Tun voranzukommen. 

 

Zeitmanagement Methoden: Die Salami-Taktik und das Elefanten-Prinzip

Je größer und schwieriger eine Aufgabe ist, desto eher schiebt man sie vor sich hin. Aufgaben und Projekte verlieren an Komplexität, wenn sie in kleine überschaubare Teilaufgaben zerlegt und mit Terminen versehen werden. Der Druck vor einer schwierigen Aufgabe oder einem riesigen Projekt zu stehen, verliert sich durch das Aufteilen in Teilschritte und damit geht das Abarbeiten der Aufgaben wesentlicher schneller und einfacher. Das stärkt die Motivation, da man den Fortschritt anhand der Teilziele aka Milestones mitverfolgen kann. Also: Zerlege den Elefantenberg an Aufgaben einfach in kleine, essbare Salami-Scheiben. 

 

Zeitmanagement Methoden: Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist der Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden. Da sich das Ganze auch in einer Matrix abbilden lässt, spricht man auch von der Eisenhower-Matrix. Im Grunde ist es ganz einfach: Alle Aufgaben werden zunächst in zwei Kategorien "Wichtig und unwichtig" eingeteilt, um sie dann noch in zwei weitere Kategorien "dringend und nicht dringend" einzuordnen. Das Ergebnis ist eine Matrix mit vier Feldern:

  • Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben haben Priorität.
  • Wichtig und nicht dringlich: Diese Aufgaben sind auch wichtig, können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden.
  • Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben können zeitnah delegiert werden.
  • Weder wichtig, noch dringlich: Da diese Aufgaben für die Zielerreichung nicht notwendig sind, können sie ggf. wegfallen. 

 

Zeitmanagement Methoden: Die A-B-C-Analyse

Eine abgespeckte Variante des Eisenhower-Prinzips ist die A-B-C-Analyse, die alle Aufgaben in drei zeitliche Kategorien unterteilt. Wir gehen von einem Arbeitstag mit acht Stunden aus.

  • A: Besonders wichtige Aufgaben sollten mindestens 60 % der eingeplanten Zeit erhalten und sofort erledigt werden.
  • B: Weniger wichtige Aufgaben erhalten etwa 25 % der eingeplanten Zeit und können delegiert werden.
  • C: Unwichtige Aufgaben bekommen nur 15 % der eingeplanten Zeit, da diese Aufgaben Zeitfresser sind. Dabei handelt es sich oft um die Kommunikation (Mails, Telefonieren etc.). 

Die A-B-C-Analyse ist vor allem für die eigene Tagesplanung gedacht. Sie hilft dir, den Arbeitstag besser zu strukturieren und Prioritäten zu legen. Sie ist einfach zu verwechseln mit der ABC-Liste, über die wir bereits berichtet haben.

 

Zeitmanagement Methoden: Die A-L-P-E-N-Methode

 
Die A-L-P-E-N-Methode kann dir bei deiner konkreten Tagesplanung dabei helfen, eine To-Do-Liste für den Tag zu erstellen und deine Aufgaben bzw. deine Planung nach folgenden Kriterien zu ordnen:

  • (A) Arbeitsaufgaben: Notiere alle Aufgaben, die du erledigen willst.
  • (L) Länge der jeweiligen Aktivität: Hänge eine ungefähre zeitangabe an die Aufgaben.
  • (P) Pufferzeiten für unerwartete, spontane Aktivitäten: Plane Unterbrechungen ein, denn oft kommt es anders als man denkt.
  • (E) Entscheidungen für die wesentlichen Aufgaben: Priorisiere deine Aufgaben und erledige sie genau in dieser Reihenfolge.
  • (N) Nachkontrolle: Ist dein Zeitplan realistisch oder benötigt die eine oder andere Aufgabe noch mehr oder weniger Zeit? Falls ja, passt du die geplanten Zeiten bei Schritt 2 einfach an. 


Dabei solltest du nicht vergessen Pausen einzubauen, um erneut Energie zu sammeln. Die A-L-P-E-N-Methode eignet sich hervorragend, um Entscheidungen zu treffen und Prioritäten richtig zu legen.

Wenn du eine dieser Zeitmanagement-Methoden konsequent anwendest, verschaffst du dir Freiräume, die du für dich persönlich nutzen kannst. Klar ist, dass Zeitmanagement alleine nicht dafür sorgt, dass sich die Aufgaben erledigen. Das liegt an dir. Wir wünschen dir auf jeden Fall viel Struktur, eine gute Methode und Durchhaltevermögen für alle To-Dos, die auf dich zukommen!