Mehr Erfolg & weniger Stress durch besseres Zeitmanagement - Teil 2

11 Tipps für effizientes Zeitmanagement und besseres Selbstmanagement

Nachdem wir im ersten Teil dieses Beitrags über Zeitmanagement-Methoden geschrieben haben, widmen wir uns nun den generellen Tipps für ein effizientes Zeitmanagement. Da Zeitmanagement immer auch mit Selbstmanagement zu tun hat, überschneiden sich diese beiden Themen - und eigentlich gehören sie ohnehin zusammen, denn es ist deine Zeit, die du dir auch im Arbeitsleben selbst einteilst. 

 

1. Start your day right: 

Nimm dir zehn Minuten, um dich zu sammeln und dich auf das konzentrierte Arbeiten einzustellen. Was sind deine Aufgaben und was willst du heute schaffen? Was muss unbedingt erledigt werden und wo könnten eventuell “Störungen” auftreten, seien es Telefonkonferenzen, Meetings oder Gruppenarbeiten, die noch in der Uni anstehen. Versuch für dich einen groben Plan für den Tag aufzustellen und ungefähre Zeitangaben einzubauen, um darauf zurückgreifen zu können. 

 

2. Formuliere klare Ziele und setze Prioritäten: 

Mach dir bewusst, welche Ziele du für deinen Job, das Studium oder dein Privatleben hast. Was möchtest du erreichen und welchen Anspruch stellst du dabei an dich selbst? Sobald du deine Ziele für dich definiert hast, wird es dir leichter fallen Prioritäten für deinen Tag zu setzen. Schreib dir dazu eine Liste mit deinen Top Zielen und Wünschen. Um diese noch besser zu visualisieren und umzusetzen, kannst du sie in konkrete Schritte und Aufgaben einteilen. Zusätzlich kannst du auch ein Datum dahinter setzen, damit sie auch für dich greifbarer werden. 

 

3. Bring Struktur in deine Arbeitsweise und spare Zeit: 

Es gibt Dinge, die überhaupt nicht getan werden müssten und darin liegt auch schon der größte Zeitmanagement-Fehler. Überlege, welche Dinge sich kombinieren lassen - gibt es Mails, Telefonate oder Aufgaben, die sich bündeln lassen? Versuch diese in einem gesammelten Schritt zu erledigen und somit nicht hin und her zu springen. Überlege von vornherein, wann der beste Zeitpunkt für welchen Arbeitsschritt ist. 

 

4. Schaffe Routinen: 

Bei Dingen die du jeden Tag machst, ob E-Mails, Anrufe oder Verwaltungsaufgaben, solltest du diese in derselben Reihenfolge bearbeiten und diese so nach und nach optimieren. Dein Körper kann sich so daran gewöhnen und durch die sich wiederholenden Routinen besser und auch schneller arbeiten. 

 

5. Die Häppchen-Taktik - Schritt für Schritt:

Lege Teilschritte fest. Gerade bei großen Aufgaben, fällt es schwer einen Anfang zu finden und sich dieser “riesigen” Aufgabe zu stellen. Durch kleine Teilschritte ist es einfacher diese zu bearbeiten und abzuhaken. Dadurch fällt es auch leichter den kontinuierlichen Fortschritt zu verfolgen und gleichzeitig fühlst du dich viel produktiver. Die meisten Zeitmanagement-Methoden zielen genau auf diesen Effekt ab: Sie sollen die Aufgaben in kleinere, machbare Teilaufgaben zerlegen und ihnen Prioritäten und Zeitaufwände zuteilen, um die Umsetzung der Aufgaben zu erleichtern.

 

6. Gezieltes Delegieren - Das Eisenhower Prinzip:

 

Höre in dich hinein und überlege ehrlich, für welche Aufgabe du gut geeignet bist und bei welchen Aufgaben es cleverer wäre diese abzugeben. Das heißt nicht, dass du unangenehme Aufgaben wegschieben solltest, sondern effizient an Kolleginnen und Kollegen verteilst, für die es fachlich gesehen eine leichtere Aufgabe darstellt. 

 

7. Höre auf deinen Biorhythmus: 

Ob du ein Frühaufsteher bist und schon um 8 Uhr bereit bist in den Tag zu starten oder aber etwas länger brauchst, um in die Gänge zu kommen und vielleicht erst um 10 Uhr startest - hör auf deinen Körper und zwing dich nicht zum frühen Aufstehen. Je nachdem wie sich das mit deinem Arbeitsalltag und Arbeitgeber vereinbaren lässt, kannst du versuchen diesen an deinen Biorhythmus anzupassen. Wenn du merkst, dass du morgens am produktivsten bist, dann starte direkt mit der Aufgabe, die einen Großteil deiner Konzentration benötigt. Wenn du gerade nach dem Mittagessen in deine kreative Phase kommst, dann starte danach direkt mit dem Brainstorming zu einem Projekt, das noch ansteht. 

 

8. Teile deinen Tag in Work Sessions ein: 

Den Tag in verschiedene Phasen einzuteilen, kann angenehmer zum Arbeiten sein, als sich von der Uhr in Panik versetzen zu lassen. Du musst nicht 24 Stunden am Tag erreichbar oder online sein. Teile dir deinen Tag lieber in Arbeitsphasen ein und setze dich konzentriert an einem Stück für ca. 60-120 Minuten, je nach Konzentrationsspanne, an deine Aufgaben ran. So kommst du nicht aus dem Konzept und schaffst im Endeffekt mehr.

 

9. Baue Puffer ein und nimm dir Auszeiten: 

Auch wenn viel zu tun ist und immer mehr Aufgaben dazu kommen, solltest du trotzdem nicht deinen ganzen Tag verplanen, sondern auch bewusst Puffer einrechnen. Denn es kann immer sein, dass ungeplante Dinge passieren und du deinen Aufgaben nicht die geplante Zeit widmen kannst. So gerätst du nicht in Stress, wenn du deinem Plan nicht auf die Minute folgst. Außerdem ist es auch wichtig zwischendurch mal abzuschalten und Pausen zu machen, um die Konzentration aufrecht zu halten. Gerade dann, wenn du das Gefühl bekommst, dich nicht mehr konzentrieren zu können: Leg dich für einen Power Nap hin oder höre einfach etwas Musik, um deine Gedanken auch mal für einen Moment schweifen zu lassen. Frische Luft und ein kleiner Spaziergang können da Wunder bewirken und danach kannst du dich wieder frisch und mit wesentlich mehr Konzentration an deinen Schreibtisch setzen und weiterarbeiten. 

 

10. Hab den Mut nein zu sagen:

 

Gerade im Arbeitsalltag, kann es mal stressig werden und natürlich hilft man den Kollegen, wenn es brennt - dennoch heißt das nicht, dass du dir alles aufbürden musst und alles an dir hängen bleibt. Du kannst dir Formulierungen überlegen, mit denen du freundlich, aber bestimmt Nein sagen kannst. Einige Tipps dazu erfährst du in unserem Blogbeitrag "Nein sagen im Job: Wie du lernst höflich aber bestimmt NEIN zu sagen".

 


11. Auswerten, besser werden und Spaß haben!
Nach einem produktiven Tag mit vielen erledigten Aufgaben benötigst du Feedback und Energie. Gerade nach stressigen Projekten ist es wichtig zu reflektieren und herauszufinden, woraus der Stress resultierte und wie sich das ändern lässt. Nimm dir die Zeit den Prozess auszuwerten und schriftlich festzuhalten, was besonders gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal besser laufen könnte. Wenn du das getan hast, ist der nächste Schritt Energie zu sammeln und sich für die getane Arbeit auch mal zu belohnen und zu feiern, denn zum optimalen Zeitmanagement gehört auch eine ausgewogene Work-Life Balance!