Urlaubsplanung: Streitherd im Office

Schon Februar, der erste große Urlaub fühlt sich noch eine Ewigkeit entfernt an. Viele Unternehmen erwarten, die Urlaubsplanung möglichst frühzeitig. Häufig führt ein solches Thema unter den Kollegen zu Ärger und Unstimmigkeiten, denn jeder hat seine Präferenzen und oftmals fallen diese auf den gleichen Zeitraum. Wie schade, wenn es dann Konflikte gibt. Denn eigentlich geht es doch um die schönste Zeit des Jahres.

 

Urlaubsplanung im Unternehmen: Unterschiedliche Menschen, unterschiedliche Bedürfnisse 

Eltern von schulpflichtigen Kindern oder kleinen Kindern mit Schließungszeiten im Kindergarten favorisieren natürlich die Wochen in den Schulferien. Aber auch andere Kollegen bevorzugen ebenfalls dieselben Monate, andere wiederum reisen lieber vor oder nach den großen Ferien. Und wiederum andere wollen ihren Urlaub ganz spontan entscheiden. Wollen zu viele Arbeitnehmer zur gleichen Zeit ihre freien Tage verbringen, gibt es zu viele Besetzungslücken. Das funktioniert aus Sicht des Arbeitgebers nicht, denn der Betrieb muss trotz Urlaubszeit reibungslos laufen.

Knobeln, würfeln, losen? Kann man machen, ist aber nicht so wirklich die ideale Lösung des Problems. Also stellt sich die Frage: Was tun, wenn es Streit um die Urlaubsplanung gibt? Wie kann man den Streit direkt umgehen? Fakt ist: Können sich die “Streithühner” und “Streithähne” nicht einigen, entscheidet der Chef.

Dann doch lieber mit dem Kollegen einigen, oder? Wir haben ein paar Tipps, wie man gemeinsam eine Lösung finden kann und der “Schiedsrichter Chef” die Entscheidung nicht treffen muss:

 

Bist du ein freundlicher Urlaubsplaner im Betrieb?

Wer konstruktiv an die ganze Urlaubsdebatte drangehen will, kann diese Tipps möglicherweise gut gebrauchen. Voraussetzungen sind: Offenheit, Kommunikation und Kompromissbereitschaft

 

Kompromissbereitschaft und Verständnis: Gemeinsam nach einer Lösung suchen

Suche den Dialog mit all den Kollegen, um die gemeinsame Urlaubsplanungzu betreffen. Eine offene und klare Kommunikation mit allen Beteiligten lässt die meisten Probleme häufig in Luft aufgehen. Auch wenn Ärger und Frust groß sind, hilft es, tief durchzuatmen und dem Gegenüber zu erklären, warum einem genau dieser spezielle Urlaubszeitraum wichtig ist. Ohne irgendwelche Schuldzuweisungen und Vorwürfe kann ein konstruktives Gespräch dazu führen, dass beide Parteien die jeweiligen Beweggründe ihres Gegenübers verstehen. Mit ein bisschen Kompromissbereitschaft bei allen Parteien findet sich gewiss eine Lösung. Vielleicht schiebt der eine den Urlaub ein bisschen weiter nach vorne, der andere Kollege nach hinten und alle sind happy! Denn wer auf seinem Urlaubswunsch beharrt, darf sich nicht wundern, wenn auch die Kollegen nicht nachgeben.

 

Urlaubsplaner, Urlaubskalender oder Urlaubsliste – für alle, yeah!

Ein für alle Kolleginnen und Kollegen einsehbarer Urlaubsplaner macht vieles einfacher. Wenn bevorzugte Urlaubstermine nur per Mail an den Vorgesetzten gehen, bleiben viele Überschneidungen häufig unentdeckt und die Möglichkeit, direkt in den Dialog zu treten, scheidet aus. Mit einem Urlaubskalender kann man auf einen Blick erkennen, ob es zu bestimmten Zeiten zu Problemen kommen könnte. Und noch dazu hat ein solcher Jahreskalender einen weiteren, positiven Nutzen: dem Vorgesetzten fällt es leichter, auf eine faire und gleichrangige Einteilung zu achten – und schiebt jenen Kolleginnen und Kollegen einen Riegel vor, die bereits zu Beginn des Jahres alle Brückentage für sich beanspruchen, denn das fällt in einem Jahreskalender ganz schnell auf. Apropos Brückentage 2020: Hier findet ihr eine praktische Übersicht, die euch die Urlaubsplanung im Jahr 2020 vereinfacht.

 

Ein neutraler Vermittler

Die Situation erscheint aussichtslos? Keiner geht auf den Anderen zu? Die Fronten vereisen mehr und mehr? Dann ist es an der Zeit einen neutralen Kollegen als Vermittler hinzuzuziehen. Dieser sollte auf keinen Fall in irgendeiner Art involviert sein und keine persönliche Verbindungen zu einer der beiden Parteien hegen. Wichtig ist, dass beide Kollegen mit dieser Art von Kommunikation einverstanden sind und die Vermittlung durch einen Dritten akzeptieren.

 

Urlaubsplanung im Unternehmen: Ein paar rechtliche Fakten 

  • Fest steht, jeder Arbeitnehmer hat dank des Bundesurlaubsgesetzes Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.

  • Das Bundesurlaubsgesetz sagt übrigens nichts dazu, wie schnell ein Arbeitgeber über einen Urlaubsantrag entscheiden muss. Man darf sich aber unter keinen Umständen den Urlaub selbst “genehmigen”. Also den Urlaubswunsch einreichen und dann einfach im angekündigten Zeitraum der Arbeit fernbleiben, wenn das Unternehmen den Urlaub nicht genehmigt hat, ist rein rechtlich nicht in Ordnung.

  • Der Arbeitgeber darf den Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Stehen für das Unternehmen beispielsweise enorm wichtige Projekte an oder kommt es aufgrund von Krankheiten zu einem Mangel an Arbeitskräften, kann der Arbeitgeber Nein sagen. Hierfür muss er überschauen können, ob solche Engpässe zum Zeitpunkt des Urlaubs vorliegen.

  • Laut Rechtssprechung sind Urlaubsanträge von Eltern schulpflichtiger Kinder in der Ferienzeit vorrangig zu genehmigen. Aber: Diese Behandlung darf nicht dazu führen, dass kinderlose Arbeitnehmer in der Ferienzeit nie Urlaub nehmen können.

  • Wurde der Urlaub aber einmal genehmigt, ist dieser in der Regel auch sicher. Nur mit schwerwiegenden Gründen kann ein bereits genehmigter Urlaub zurückgenommen werden. Das wäre der Fall, wenn zum Beispiel die Existenz des Unternehmens bedroht werden würde.
  • Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Mit Zustimmung des Arbeitgebers ist eine Übertragung in die ersten drei Monate des Folgejahres möglich.

  • Ein Mitarbeiter kann auf seinen Wunsch den Jahresurlaub in kleine Abschnitte stückeln. Der Arbeitgeber darf dies jedoch nicht verlangen. Mindestens 12 zusammenhängende Urlaubstage müssen vom Arbeitgeber gewährt werden.

  • Liegen betriebliche Gründe vor, kann ein Arbeitgeber auch Betriebsurlaub anordnen. Dieser wird mit dem frei zur Verfügung stehenden Urlaub des Arbeitnehmers verrechnet. Der Betriebsurlaub darf allerdings nicht mehr als 60 Prozent des Jahresurlaubs ausmachen.